家族葬における香典や弔問の辞退と受付について
家族葬とは多くの会葬者を招かず身内だけで行う小規模なお葬式全般のことを指します。そんな家族葬での受付はどうするべきなのか、そもそも受付が必要なのか疑問を持たれる方も多いと思います。また、家族葬は基本的に家族や親交のある親族数名で行う小規模の葬儀なので「香典や弔問を辞退したい」と思ったとしても、連絡の仕方や辞退する旨を伝える上手な仕方がわからなかったりするということがあるかもしれません。
今回の記事では、家族葬における香典や弔問の辞退と受付について詳しくご紹介致します。
香典や弔問の辞退について
家族葬での香典や弔問の辞退についてお伝えする前に、そもそも家族葬を行う際に香典や弔問の辞退は可能なのかという事ですが、結論から申し上げますと香典や弔問の辞退は可能です。故人が亡くなる前に家族葬を希望していた場合や、葬儀料金の負担の軽減、また親しい身内のみで故人とのお別れをゆっくりとしたい場合などに家族葬が選択される場合が多く、家族葬は一般葬と比べ規模の小さい葬儀になりますので家族や親交のある親族以外である会社の人や親睦の浅い友人などは基本的には葬儀に出席しません。それらの方に香典や弔問を希望された場合に香典や弔問を辞退してもマナー違反にはなりません。特に弔問を辞退するのは不安に思う方も多くいらっしゃるかと思いますが、あくまでも身内だけの小さい規模で行うのが家族葬ですから家族や親交のある親族数名のみで葬儀を行うために参列を断ることもできます。ただし、その際にはしっかりと相手に伝わるように伝えることが大切です。伝え方が悪いと、後々のトラブルにつながる可能性があります。香典や弔問は遠慮できますが理由をしっかり伝えるとともに丁寧かつはっきりと断るようにしましょう。
辞退する場合の上手な伝え方について
ここからは家族葬で香典や弔問を辞退する場合の上手な伝え方についてお伝えしていきます。マナーを抑えた遠慮の方法を知れば参列できない方などが不快な思いをしないように伝えられますから、この機会にマナーとして覚えておきましょう。家族葬で香典などを受け取らない場合にはきちんと断る事や葬儀に参列できなかった相手の気持ちを考えることも大切です。
それではパターン別に香典や弔問を辞退する場合の上手な伝え方をお伝えしていきます。まずは会社に対して香典や弔問を遠慮する場合ですが、会社には葬儀で仕事を休む際にも事前に伝えておかないと、慶弔休暇として休むことが出来ないですし慶弔金が出る場合にも受け取れません。また休暇中の業務の引き継ぎなども必要ですから、理由に関わらず休暇を取る際には事前の報告が必須です。この様に会社には事前に葬儀を行うことを伝えることになりますから、その際に家族葬のため香典や弔問を辞退するということを併せて伝えましょう。
続いて参列を遠慮したい方に対する伝え方ですが、基本的には葬儀後に葬儀を行ったことを連絡します。その際に香典や弔問を遠慮するということもあわせて伝えましょう。家族葬の場合は葬儀の後二週間以内でも訃報の連絡をしてもいいとされていますから葬儀後に落ち着いたタイミングで可能な限り早めにしっかりと報告しましょう。葬儀後の報告だからといって適当に報告をしてしまうと相手を嫌な気持ちにさせてしまう場合もありますから、報告の方法は、はがきやメール・電話など何でも構いませんがひとりひとり丁寧に報告をすることが大切です。
どのようなパターンであっても、家族葬で香典や弔問を遠慮したい場合に大切なのは断る意思をはっきりと伝える事です。香典や弔問を辞退する際に相手の気持ちや反応を考えると言いづらいと感じる方も多いかと思いますが、だからといって曖昧な言葉で断ってしまうと遠慮された方を迷わせてしまうかもしれません。相手を不快にさせない為に丁寧に伝えることも勿論大切ですが、わかりやすく断ることも大切です。お互いに後から嫌な気持ちにならないためにも、お断りする意思を明確に伝えてください。また、参列を遠慮する相手の気持ちを考慮することも必要になります。家族葬で参列できるのは故人とより親しかった方に絞られます。ですが、参列できなかった方の中にも葬儀に参列したかったと思う方がいることもあるでしょう。葬儀の際の参列や香典や弔問を辞退する際には、そういった方の気持ちも考え遠慮するということを伝えることが大切です。
辞退した後の対応について
家族葬への参列を辞退した後の対応についてですが、香典を何度も差し出された場合・参列に来られた際や家族葬の後に弔問に来られた場合などの対応についてご紹介します。まずは香典を何度も差し出された場合ですが、何度かお断りをしてそれでもと言われた場合には遠慮をせずに受け取ることが基本的な対応になります。遠慮をしたのに渡されたからといって香典返しをしないのはよくありませんから、この場合であっても香典を差し出されて受け取ったら普通の葬儀と同じように香典返しをする必要が生じます。また、家族葬への参列は遠慮したけど参列に来られた場合には、葬儀前に参列を辞退していただきたいと改めて話し帰って頂きます。せっかく来ていただいた方に帰って頂くのは気が引けるかもしれませんが、どうしても参列したいと言われたからといって参列を許可してしまうと、他の参列できなかった方の気持ちがありますし、元々準備していた返礼品や椅子などが足りず葬儀の進行が妨げられてしまったり場が騒然として雰囲気が壊れてしまう場合もありますから、できるだけ避けた方が良いと言えるでしょう。柔軟な対応が必要な場合もありますが、どうするのが最善かしっかりと判断をすることが大切です。家族葬が終わった後に弔問に来られた際には弔問は遠慮してもらっていることをきちんと説明しお断りするのが一般的になっています。弔問を遠慮しているからといって雑に断るのではなく感謝の気持ちを込め直接丁寧に断ることが大切です。中にはお線香だけでもあげたいという方などもいますので、そのような場合には柔軟な対応が必要になります。
家族葬における受付について
家族葬での受付についてお伝えしていく前に、そもそも受付が必要なのかという点ですが結論からお伝えすると、家族葬自体が家族や親交のある親族数名で行う小規模の葬儀であるため受付は必ずしも必要ではありません。そもそも参列する人数が少ないので参列者を喪主が招待する時点で把握できますし、香典のやりとりも直接行えます。ただし家族葬であっても、場合によっては招く方も様々ですから故人の親しかった友人や知人を招いたり普段あまり親交のない遠縁の親戚などを複数人招いたりする場合には、直接会ったことのない方や故人以外が面識のない方などが参列する可能性もあり葬儀後の香典返しやお礼などもありますから、どなたが参列されたのかは記録しておく必要があります。その為、記帳を行う受付を設置しておくのが無難でしょう。
また、家族葬の受付は誰にお願いするのが適切なのかという点ですが、家族葬の受付には誰がやらなければならないという明確な決まりはありません。しかしここで注意が必要なのが、葬儀当日の流れを考えると直系の親族は遺族席に座るという点から受付の仕事を行うことは物理的に難しいという事です。その点を踏まえると家族葬の受付は故人と血縁の遠い親族に依頼するのが適切と言えるでしょう。
受付の仕事内容について
家族葬と一般葬での受付の仕事には大きな違いはありませんが、受付での仕事の流れや注意点を簡潔にお伝え致します。
まず受付係として最初に行う事としては、参列者の方への挨拶です。この際には笑顔や明るいトーンでの挨拶は控え、普段よりも落ち着いたトーンでの挨拶が適切です。弔問客が訪れたら「本日はお忙しい中 お越しいただきありがとうございます」と感謝の言葉で挨拶をします。また、葬儀の場では忌み言葉を避けるのがマナーですから、会話した際にうっかり忌み言葉を使わない様に事前に確認しておきましょう。受付係は遺族の代理人ですから弔問客に対し失礼のないよう心がけましょう。次に受付の仕事の中でも非常に重要な仕事となる、香典を受け取り金額を記帳するという場面ですが、こちらはお金が関わる仕事ですから後々のトラブルにならないよう丁寧かつ確実な対応を一層心がける必要があります。弔問客から香典を渡された際には必ず両手で受け取ります。香典に書かれた名前が達筆であったり等した場合には失礼のないようにお名前を伺いフリガナを振っておくと後に遺族の方が確認する際に助かります。香典を預かり中身を確認した後には金額を記帳します。香典を頂戴した後は参列客に芳名録へ記入してもらいましょう。芳名録とは、葬儀に参列された人の名前や住所などの情報を記録しておく名簿のようなもので、葬儀の後に遺族の方が参列者へ香典返しをする際に使われますから記入漏れや文字が読めないということのない様にしっかりと管理しましょう。芳名録にお名前を記入してもらった際には、後の会計処理の効率を考え、お名前と香典に通し番号を振っておくなどすると良いでしょう。また、他の方から香典を預かってくる方もいらっしゃいますからその場合には預けた方のお名前も含めて名前を記入してもらうと丁寧でしょう。次に返礼品を渡す場面についてですが基本的なお渡しのタイミングは、受付にて芳名録への記帳の後が一般的です。その他にも、お焼香が終わった後にお渡しする場合や会食後にお渡しする場合など様々なケースがありますからその状況に合わせて柔軟に対応しましょう。なお、お渡しする際には一言「ありがとうございます」など添えてお渡しします。最後に弔問に訪れた方に会場への案内を行います。一般的には、受付は会場のすぐ近くに設置される事が多いのですが、葬儀を行う場所によっては受付と会場が離れている場合もあります。一般葬では受付とは別で案内役が用意されているケースもありますが、家族葬は規模が比較的小さいですから必ずしも案内役を用意できるとは限りませんので、受付でも口頭で案内ができるように、事前に施設内の配置関係を頭に入れておくとスムーズでしょう。
受付係への謝礼について
受付係は葬儀において非常に重要な役割となります。一般葬と比べると家族葬は所要時間が短いのですが、訪れた弔問客への最初の案内や香典などのお金のやりとりも発生します。ですから、基本的には受付役をしてもらった場合には謝礼を払うのが適切と言えます。受付業務は弔問客とのやり取りや芳名録の管理、香典のやり取りなどの多岐に渡って気を配る場面が出てきます。更に葬儀という特殊な場面である事に加えお金の管理も行う事になりますから、より細かいところにまで目を配る必要があり緊張缶や心労など色々と苦労が掛かる内容です。その様な大変な役目を受けて下さった方に対する感謝の意を表す為にも謝礼は必要でしょう。謝礼を払う場合はいくらが適切かという点については、具体的な金額としては、三千円から五千円程度が相場とされていますが、厳密にいくらという決まりはありませんし地域や土地の慣習によっても大きく違う場合もあります。また、現金ではなくお礼の品をお渡しする地域もあるようですから、親族の年長者の方や葬儀社の担当と相談すると安心です。
